【試験運営】アウトソーシングサービスの内容やメリットを紹介

試験を実施するうえで欠かせない試験運営は、会場の手配や準備、受験者の案内や試験中の見回りなど、さまざまな工程で成り立っています。

適切に実施するためには、経験を持つスタッフやリソースが必要ですが、場合によっては自社で確保できない可能性があります。

試験担当者のなかには、「試験運営の委託を検討している」「アウトソーシングサービスの内容を知りたい」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、試験運営のアウトソーシングサービスについて詳しく解説します。

試験運営アウトソーシングサービスの内容

アウトソーシングサービスでは、試験運営にかかるさまざまな業務をサポートしてくれます。

自社で試験運営を検討している場合や、経験・知識を持つ人員がいない場合、アウトソーシングサービスは有用です。

ここでは、アウトソーシングの主なサービス内容を紹介します。

①会場の手配

試験の規模や実施エリアに応じて、適切な会場の手配を行います。要望に沿った会場を確保するため、現地調査や下見を行い使用計画の作成に対応する場合もあります。

②試験当日の運営

試験の内容や規模に合わせ、必要なスキルを持ったスタッフを手配します。

手配されるスタッフは、試験運営の経験が豊富である場合が多く、適切な試験実施に必要な知識とノウハウを持ち合わせています。

試験開始前の準備や受験者の誘導、試験中の見回りなど、適切な試験運営に必要なあらゆる業務に対応可能です。

③資料の作成

受験票やマークシートはもちろん、会場に掲示するポスターや案内板といった必要な資材を作成します。

マニュアル作成にも対応している場合があり、試験運営を行うスタッフのレベルに合わせて最適な内容で提案してくれます。

④備品の手配

試験を実施するにあたって、必要となる備品（問題・回答用紙、文房具、パソコン、梱包用の箱など）を手配します。

また、感染症対策に必要なアクリル板や消毒液などの手配にも対応する場合があります。

⑤試験後の業務

マークシートの採点や集計はもちろん、合否通知の作成と発送にも対応できる場合があります。受験者からの各種問い合わせにも対応可能であり、受験料の入金管理も任せることが可能です。

アウトソーシングサービスのメリット

試験運営をアウトソーシングすることで、多くのメリットが生まれます。ここでは、3つのメリットを紹介します。

①リソースの確保

試験運営には、試験を管理する試験監督が欠かせません。

試験監督は誰でもできる役回りではなく、試験運営に関する一定のスキルや経験が必要です。自社に試験監督ができる従業員がいない場合は、試験運営を適切に実施できない可能性があります。

アウトソーシングサービスであれば、試験運営に関する経験や専門的な知識をもつスタッフが派遣されるため、試験監督を安心して任せられます。

また、座席表や誘導標識などの作成や、感染症対策に必要な備品の貸し出しにも対応可能です。

自社で用意する必要がないため、従業員の時間や資材といったリソースを圧迫することがありません。

②適切な試験環境の確保

多数の受験者が参加する大規模な試験の場合、さまざまなトラブルが発生することが想定されます。

アウトソーシングサービスであれば、試験運営に精通したスタッフが手配されるため高い安心感があります。

適切な会場のレイアウトや業務の流れに関する経験とノウハウを持っているため、試験運営に必要な業務をスムーズに進めることが可能です。

また、受験者が会場を間違えてしまったり、試験開始時刻に遅れてしまったりといった不足の事態が発生した場合でも、迅速な対応が期待できます。

適切な試験運営が行われていれば、受験者の信頼獲得につながります。

③業務効率の向上

試験運営は、多くの工程で構成されています。

試験の安全性と公平性を保つという観点から、全工程を適切に行う必要があるため、試験運営の知識と経験が必要不可欠です。

はじめて試験運営を行う場合や自社にスキルとノウハウを持つスタッフがいない場合は、業務効率の低下が予想されます。

試験運営がスムーズに行われなければ、試験だけではなく、受験者にも影響を及ぼす可能性があります。

アウトソーシングサービスであれば、豊富な経験やノウハウを持つスタッフが派遣されるため、試験運営にかかる業務を円滑に進めることが可能です。

スタッフ不足に陥ることもないことから、自社で運営するより業務効率が高くなる可能性があります。自社の従業員は本来のコア業務に専念することができ、負担や手間の削減が可能です。

まとめ

この記事では、試験運営のアウトソーシングサービスについて以下の内容で解説しました。

• 試験運営のアウトソーシングサービスの内容
• アウトソーシングサービスのメリット

試験運営には、経験やスキルを持ったスタッフだけではなく、適切な試験環境を構築するための資材や備品が必要です。

自社ですべて用意する場合、従業員の時間や資材といったリソースを圧迫する可能性があります。

また、試験運営に関する知識や経験がない場合は業務効率が低下するおそれがあり、試験に影響を与えることも予想されます。

アウトソーシングサービスであれば、試験運営のかかるあらゆる業務をサポートしてくれるため、安心して試験を実施できるはずです。

『トライ・アットリソース』では、会場の手配から当日の設営・撤去までをトータルサポートします。

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