試験会場をレンタルする際に押さえるべき5つのポイント

試験を実施・運営するにあたり、試験会場の手配は欠かせません。

試験会場は試験運営のベースとなる存在であり、適切な会場を用意しなければ受験者が適切な試験を実施できない場合もあります。

自社の施設を試験会場として使用する場合もありますが、試験会場をレンタルする企業も多くあります。

試験担当者のなかには、「試験の実施を検討している」「試験会場をレンタルする際の注意点を知りたい」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、試験会場のレンタルについて詳しく解説します。

試験会場をレンタルする時のポイント

試験会場を選ぶ際は、実施する試験内容や参加人数に応じて最適な施設を選ばなければなりません。

受験者を収容できる会場であれば何でも良いというわけではなく、しっかりと吟味したうえで選ぶことが大切です。

ここでは、試験会場をレンタルする時に押さえておきたいポイントを紹介します。

①アクセス

試験会場を選ぶ時は、電車やバスなどの公共交通機関からのアクセスを考慮することが大切です。

アクセスが容易ではない会場を選んでしまうと、受験者が道に迷ったり遅刻する要因になります。

駅やバス停から近い会場であれば、万が一公共交通機関に遅延があった場合でも、比較的短い時間で会場まで移動できます。

遠方からの受験者であれば、土地勘がないことも予想されるため、わかりやすい立地の会場を選ぶことが望ましいです。

②会場の設備

試験運営には、ホワイトボードや時計、パソコンなどさまざまな備品が必要です。

受験者が多い試験を実施する場合やリスニング試験を実施する場合、アナウンス・進行のためにマイクや音響設備が必要なケースもあります。

また、試験会場が広い場合はエスカレーターやエレベーターなどが備わっていると、受験者にとっても便利です。

会場を選ぶ際は、貸出可能な備品や設備に注意しながら選ぶことが大切です。会場によっては、無料で使用できる場合と別途レンタル料を支払って使用できる場合があります。

事前にホームページで確認、もしくは問い合わせをしておくと足りない備品をすぐに把握できます。

③レイアウトの自由度

実施する試験や参加人数により、最適なレイアウトが異なります。受験者が安心して試験に臨める環境を整えることが、試験運営の基本です。

椅子や机の移動はもちろん、案内のポスターや受験者を誘導する看板などの設置が可能かを確認しておきましょう。

レンタル会場はレイアウトが自由に変更できる場合と固定の場合があるため、事前確認が重要です。

④周辺施設

実施する試験がお昼をまたぐ場合や長時間となる場合は、受験者が休憩できる場所が必要です。

休憩スペースや飲食店が周辺にない会場を選んでしまうと、受験者にとってストレスや負担となります。

多くの場合、受験者は自身で食事を調達しなければいけないため、近隣に飲食店やコンビニがあると便利です。

もし周辺にそういった施設がない場合は、事前に周知しておくか自社で食事を用意することを推奨します。

⑤サポートの有無

大規模な会場をレンタルする場合は、自社のスタッフだけでは設営が大変になる可能性があります。 　

また、試験運営においても受付や試験中の見回りなど、さまざまな業務を行わなければなりません。

自社のスタッフに経験がない場合や試験運営に慣れていない場合は、準備だけでも膨大な時間がかかることが予想されます。

そのため、レンタルする会場のスタッフのサポートがあれば、試験運営にかかる業務の効率を高めることができます。

運営のサポートには対応していない場合もあるため、事前に確認しておくことが大切です。

試験会場の手配はアウトソーシングがおすすめ

適切な試験会場がわからない場合や試験運営がはじめての場合は、アウトソーシングがおすすめです。

アウトソーシングであれば、会場の手配はもちろん、必要な書類や備品の準備までトータルサポートしてくれます。

また、豊富な経験と知識を持ったスタッフを手配してくれるため、試験の運営まで任せることも可能です。

試験運営に精通しているため、万が一のトラブルや不測の事態が発生しても迅速に対応できるだけでなく、自社の従業員を試験運営に割く必要がないため、残業や休日出勤などのリスクを抑えると同時に人件費の削減につなげられます。

従業員は本来のコア業務に専念することができ、自社事業への影響も最小限です。

まとめ

この記事では、試験会場のレンタルについて以下の内容で解説しました。

• 試験会場をレンタルする時のポイント
• 試験会場の手配はアウトソーシングがおすすめ

試験会場は、試験の内容や受験者の人数に応じて最適な施設を選ばなければなりません。

実施する試験に適していない会場を選んでしまうと、運営を行うスタッフだけではなく、受験者にも負担をかける可能性があります。

試験運営の経験がない場合や最適な会場がどれかわからない場合は、アウトソーシングがおすすめです。

会場の手配に限らず、試験前の準備や当日の運営にも対応するため、安心して試験運営を任せられます。

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